Checkliste für Bestattersoftware-Demos

So nutzen Sie die Checkliste

Wählen Sie nach der ersten Recherche höchstens drei Lösungen für eine engere Prüfung. Senden Sie allen Anbietern vorab denselben Musterablauf und bitten Sie darum, die Schritte live im Produkt zu zeigen. Notieren Sie nicht nur „vorhanden“, sondern auch Anzahl Klicks, Rückfragen und nötige Umwege.

Vor der ersten Anbieter-Demo

• Die fünf zeitaufwendigsten Abläufe im eigenen Betrieb notieren.
• Mitarbeitende aus Verwaltung, Beratung und Außendienst einbeziehen.
• Anzahl Nutzer, Filialen, Sterbefälle und Vorsorgefälle pro Jahr festhalten.
• Unverzichtbare Schnittstellen wie DATEV, Factoring, Kalender oder Trauerdruck sammeln.
• Ein realistisches Budget inklusive Einrichtung und Migration festlegen.

Ein einheitlicher Musterfall für jede Demo

• Einen neuen Sterbefall mit Auftraggeber und Angehörigen anlegen.
• Vorhandene Kontaktdaten übernehmen, ohne sie doppelt einzugeben.
• Eine Vollmacht oder ein Formular automatisch befüllen.
• Eine Aufgabe mit Termin einer anderen Person zuweisen.
• Produkte oder Leistungen in ein Angebot übernehmen.
• Aus dem Angebot eine Rechnung einschließlich Teilzahlung erstellen.
• Eine Information mobil auf Smartphone oder Tablet aktualisieren.
• Ein Dokument und die vollständigen Falldaten exportieren.

Datenschutz & Betrieb

• Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragnehmer anfordern.
• Hostingstandorte und mögliche Drittlandübermittlungen klären.
• Rollen, Zugriffsrechte, Protokollierung und Mehrfaktor-Authentifizierung prüfen.
• Backup, Wiederherstellung, Löschung und Verfügbarkeit erklären lassen.
• Vollständigen Datenexport und Unterstützung bei Vertragsende klären.

Kosten & Vertrag

• Monats- oder Jahrespreis mit Abrechnungsrhythmus und Mehrwertsteuer notieren.
• Einrichtung, Migration, Schulung und individuelle Anpassungen erfassen.
• Kosten für Nutzer, Filialen, Mandanten, Module und Vorgänge ergänzen.
• Mindestlaufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist prüfen.
• Gesamtkosten für 36 Monate berechnen.

Einführung & Support

• Verantwortliche Person und realistischen Starttermin festlegen.
• Migrationsumfang und Verantwortlichkeiten schriftlich beschreiben lassen.
• Schulungsformat für neue und bestehende Mitarbeitende klären.
• Supportkanäle, Erreichbarkeit und mögliche Zusatzkosten dokumentieren.
• Testphase mit klaren Erfolgskriterien vereinbaren.

Nach jeder Demo direkt auswerten

Vergeben Sie für jeden Bereich eine einfache Bewertung von 0 bis 3: nicht möglich, nur mit Umweg, ausreichend oder sehr gut gelöst. Ergänzen Sie daneben eine kurze Begründung und eine offene Frage. Gewichten Sie nur Kriterien, die für Ihren Betrieb tatsächlich wichtig sind.

• Bedienbarkeit im Musterfall bewertet und begründet.
• Alle Kosten für 36 Monate schriftlich bestätigt.
• Datenschutz- und Vertragsunterlagen erhalten.
• Migration und realistischer Einführungstermin beschrieben.
• Referenzgespräch mit einem vergleichbaren Betrieb angefragt.

Kehren Sie anschließend zum Bestattersoftware-Vergleich zurück und prüfen Sie Ihre engere Auswahl anhand der verlinkten Anbieterquellen.