Der Unterschied in einem Satz
Cloud-Software läuft überwiegend beim Anbieter und wird über Browser oder App genutzt. Desktop-Software wird auf eigenen Windows-PCs oder Servern installiert; Updates, Datensicherung und Zugriff hängen stärker von Ihrer lokalen IT ab.
„Cloud“ bedeutet nicht automatisch, dass jede Funktion mobil verfügbar ist. „Desktop“ bedeutet nicht automatisch, dass Daten ausschließlich im Büro liegen. Fragen Sie nach dem konkreten technischen Aufbau.
Wann Cloud-Software gut passt
- Mitarbeitende arbeiten im Büro, unterwegs oder an mehreren Standorten.
- Updates und technische Wartung sollen überwiegend beim Anbieter liegen.
- Neue Arbeitsplätze sollen ohne eigene Serverinstallation starten.
- Angehörige sollen über ein Portal Daten oder Dokumente bereitstellen.
- Browserbasierte Abläufe passen zu Ihrer vorhandenen Hardware.
Was Sie prüfen sollten
Ohne stabile Internetverbindung kann der Zugriff eingeschränkt sein. Klären Sie Offline-Funktionen, Rechenzentrumsstandorte, Backups, Verfügbarkeit, Auftragsverarbeitung und den vollständigen Datenexport.
Wann Desktop-Software gut passt
- Ihr Team arbeitet überwiegend an festen Windows-Arbeitsplätzen.
- Bestehende lokale Druck-, Datei- oder Serverprozesse sollen erhalten bleiben.
- Sie verfügen über eigene IT-Betreuung und geregelte Backups.
- Arbeiten ohne Internetverbindung ist für Kernabläufe entscheidend.
- Eine bewährte Oberfläche passt besser zur Arbeitsweise Ihres Teams.
Was Sie prüfen sollten
Rechnen Sie Server, Windows-Lizenzen, Updates, Fernzugriff, Datensicherungen und IT-Dienstleister in die Gesamtkosten ein. Fragen Sie, welche Funktionen nur auf einzelnen Arbeitsplätzen verfügbar sind.
Datenschutz ist mehr als der Serverstandort
Bestattungsunternehmen verarbeiten besonders schutzbedürftige Informationen über Angehörige, Verträge und Abläufe. Entscheidend ist das gesamte Schutzkonzept – unabhängig von Cloud oder Desktop.
- Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentierte Unterauftragnehmer
- Rollen, Berechtigungen und Protokollierung von Zugriffen
- Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
- Backup-, Wiederherstellungs- und Löschkonzept
- Mehrfaktor-Authentifizierung und sichere Passwortregeln
- Datenexport in einem nutzbaren Format bei Vertragsende
Verlassen Sie sich nicht nur auf ein „DSGVO-konform“-Siegel in einer Produktbroschüre. Lassen Sie die relevanten Unterlagen von Ihrer Datenschutzberatung prüfen.
Eine pragmatische Entscheidungshilfe
Cloud ist häufig naheliegend, wenn mehrere Personen und Standorte flexibel zusammenarbeiten sollen und wenig eigene IT vorhanden ist. Desktop bleibt sinnvoll, wenn lokale Windows-Abläufe, Offline-Nutzung und eigene Infrastruktur entscheidend sind.
Die Betriebsart ist nur ein Kriterium. Testen Sie denselben Musterfall in jeder engeren Auswahl und dokumentieren Sie Bedienbarkeit, Prozessschritte und offene Fragen. Starten Sie dafür mit unserer Bestattersoftware-Checkliste.